Які документи потрібні для відкриття магазину продуктів?

Відкриття продуктового магазину передбачає чимало організаційних моментів, і одним із ключових є питання: які документи потрібно підготувати, щоб розпочати діяльність на законних підставах? У цьому матеріалі ми зібрали покрокову інструкцію — від реєстрації ФОП до отримання всіх необхідних дозволів, ліцензій та подання обов’язкових звітів.

Реєстрація ФОП

Щоб працювати офіційно, підприємець повинен зареєструватися у відповідності до закону «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» №755-IV. Раніше процес був доволі складним, але сьогодні його можна пройти всього за кілька хвилин онлайн — через портал Дія. Після автоматичного підтягування всіх особистих даних та сплати держмита, заявка на реєстрацію ФОП обробляється протягом доби. 

Далі необхідно зареєструватися в податковій та Пенсійному фонді — ці етапи також можна пройти онлайн.

Наступний крок — відкриття банківського рахунку для фінансових операцій, а також отримання електронного ключа в податковій, який використовується разом з електронним підписом.

Увага: перед подачею заявки потрібно визначити групу ФОП та обрати систему оподаткування. Наприклад, продаж алкоголю чи тютюну передбачає загальну систему оподаткування та обов'язкове отримання ліцензії.

Обрання КВЕДів — на старті бізнесу

Коди видів діяльності (КВЕДи) визначають сферу вашого бізнесу. Для продуктових магазинів підходять, наприклад, такі: 

• 47.2 — роздрібна торгівля харчовими товарами в спеціалізованих магазинах
• 47.11 — роздрібна торгівля продуктами у неспеціалізованих магазинах

   

Не обмежуйтесь одним КВЕДом — варто передбачити потенційне розширення вашої діяльності.

Оренда або купівля приміщення

Право на користування приміщенням оформлюється відповідно до Цивільного кодексу України. Якщо укладається договір оренди на строк понад три роки, необхідна державна реєстрація права користування відповідно до Закону №1952.

Для передачі приміщення складається акт прийому-передачі з детальним описом майна. Детальну процедуру можна знайти в Порядку державної реєстрації речових прав на нерухому майно та їх обтяжень. 

Пожежна декларація

Пожежна безпека регламентується Постановою №440 від 05.06.2013. Для початку роботи потрібно зареєструвати декларацію відповідності матеріально-технічної бази. Документ подається до ЦНАП або ДСНС, або онлайн — через Єдиний державний портал адмінпослуг.

Тільки після отримання підтвердження про реєстрацію декларації можна починати господарську діяльність.

Санітарний дозвіл

Магазини, які працюють з продуктами тваринного походження, повинні мати експлуатаційний дозвіл. Згідно з Законом №771/97-ВР, заяву слід подавати щонайменше за 10 днів до початку роботи (рекомендуємо — за місяць).

Також обов’язковими є:

• Медичні книжки для всіх працівників із обов’язковими регулярними медоглядами.
• Санітарний дозвіл на транспорт, який використовується для перевезення продуктів харчування (відповідно до Правил №185, розділ 1, пункт 8).
• Реєстрація потужності підприємства в Держпродспоживслужбі — процедура безкоштовна, виконується за заявою не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку роботи (краще подавати за місяць); реєстрація триває до 20 робочих днів. Форма заяви — у додатку до Наказу №39 від 10.02.2016 Міністерства аграрної політики та продовольства України.
• Договір з комунальними службами на: вивезення сміття і проведення дезінфекційних робіт.
• У сільській місцевості — погодження від Держпродспоживслужби на облаштування вигрібних ям або колодязів.
• Обмірний план приміщення (отримується в БТІ або надається власником, якщо приміщення в оренді).
• Документ, що підтверджує право користування або власності договір оренди або договір купівлі-продажу.
• Дозволи на торгівлю: харчовими продуктами та алкогольними напоями та тютюновими виробами.
• Сертифікати якості на продукцію.
• План евакуації на випадок надзвичайної ситуації.
• Документація на пожежну сигналізацію та наявність засобів пожежогасіння.

З 01.10.2023 року обов’язковість отримання висновку від державної СЕС скасовано (згідно з законом №2573-ІХ).

Вивіска магазину

Якщо ви хочете розмістити вивіску, зверніться до місцевої ради. Вам знадобляться:

• копія свідоцтва про реєстрацію; 
• ескіз вивіски; 
• згода власника приміщення; 
• заява на дозвіл
   

Якщо на вивісці лише назва магазину і немає рекламного змісту — дозвіл формально не потрібен. Проте на практиці його вимагають майже завжди.

Також біля входу в магазин має бути розміщена інформація про графік роботи. У самому магазині — «куточок споживача» з усіма важливими документами.

Ліцензія на алкоголь і тютюн

Згідно зі ст. 15 Закону про державне регулювання алкоголю та тютюну, для продажу цих товарів необхідна окрема ліцензія. Для її отримання потрібно:

• подати заяву до податкової; 
• сплатити ліцензійний збір; 
• надати копії документів підприємця

Ліцензія оновлюється щороку, а щокварталу сплачується відповідна сума за її використання. Продаж підакцизних товарів передбачає подачу щомісячної декларації акцизного податку.

Реєстрація класичного чи програмного РРО

Відповідно до вимог українського законодавства, усі фізичні особи-підприємці, які здійснюють грошові розрахунки з покупцями, зобов’язані використовувати касовий апарат (РРО) або його електронний аналог — програмний РРО (ПРРО). У разі порушення цього правила підприємець ризикує отримати штрафні санкції від податкових органів.

Для торгівлі зручним варіантом є використання програмного РРО «Вчасно.Каса». Цей інструмент легко інтегрується з маркетплейсами та касовими системами, дозволяючи формувати електронні чеки й миттєво надсилати їх покупцям через e-mail, месенджери або інші цифрові канали.

Після успішної реєстрації у системі «Вчасно.Каса», ФОП має можливість додатково підключити еквайринг, що відкриває доступ до приймання безготівкових оплат. Це значно полегшує взаєморозрахунки з клієнтами та робить процес купівлі ще зручнішим.